Podnikatelský minimalismus – dělejte business jednoduše

Jeden z článků, které Eva psala pro časopis Moderní řízení.

Je skutečné umění nastavit procesy firmy tak, aby hladce fungovala a přinášela přidanou hodnotu koncovému zákazníkovi, a přitom nevytvářela zbytečnou administrativu a s tím spojené náklady. Řada malých a středních podniků vnímá jako svoji hlavní výhodu vysokou schopnost reakce na požadavky trhu díky vnitřní flexibilitě. Jak jí dosahuje? Je možné, aby se i velká firma inspirovala tímto přístupem a byla také pružnější?

Strategii definujte jako v armádě. Stručně, srozumitelně.

Pokud strategii firmy nerozumí zaměstnanci, neví vlastně, proč ve firmě pracují. Pokud strategii nerozumí zákazník, těžko ho získáte svými produkty. Strategii je potřeba definovat jednoduše a srozumitelně. Podobně, jako v armádě, by každý zaměstnanec měl vědět, kde je jeho místo a jak jeho práce přispívá k naplnění celkového cíle. Takto zajistíte nejen motivaci zaměstnanců smysluplností odvedené práce, ale také bude jednoduché identifikovat, kde vzniká přidaná hodnota konečného produktu. A pokud nevzniká, odstranit toto plýtvání.

Produkt je jen to, co zákazník chce. Nic víc.

Pravděpodobně jste se s tím také setkali. Kupujete nový software, nebo přístroj a zjišťujete, že je příliš složitý na ovládání, obsahuje funkce, které nevyužijete. Kromě frustrace z tlusté uživatelské příručky se přidává i rozladění z vědomí, že platíte za něco, co vlastně nikdy nepoužijete. Pokud nabízíte hotové řešení, musí být jednoduché a škálovatelné. Kdo bude potřebovat vyřešit výjimky a specifické funkce, půjde stejně nejspíš cestou řešení na zakázku. Jednoduchost navíc umožní produkt nabízet za rozumnou cenu. Díky škálovatelnosti produktu má zákazník lepší přehled o tom, jakou cenu platí za nadstandardní funkce.

Při stanovování toho, co by mělo být obsahem produktu, vycházejte z reálných potřeb. Představte si sebe v situaci zákazníka. Produkt sestavte tak, aby umožnil plnit svůj účel, ale nenabízel nic víc. Pokud to bude málo, můžete to vždy doplnit. Ať už do nové verze produktu, nebo do balíčků rozšíření.

Že tento přístup dobře funguje v praxi jak pro malé, tak pro velké firmy v odvětví výroby či služeb, dokazují například firmy v oblasti IT a výroby software, tak také automobilový průmysl (možnost konfigurace vozu), odvětví služeb např. služby kabelové televize a balíčky programů, služby telekomunikačních operátorů.

Šetřete pro zákazníka. Nešetřete na zákazníkovi.

Prodejní cena se odvíjí od nákladů. Pak je zde samozřejmě zisková marže, která je důvodem, proč se výrobou produktu nebo dodávkou služby firma zabývá. Takže pokud ušetříme na nákladech, můžeme snížit cenu a zákazník je spokojen. Pokud to nemá dopad do kvality. Znát přitom náklady výroby a dalších činností potřebných pro vznik produktu je základ. Jen tak lze začít optimalizovat jeho jednotlivé položky. Drobná úspora v řádech několika haléřů nebo korun na jedné položce přitom může znamenat i milionové úspory při zohlednění rozsahu výroby. Své o tom vědí výrobci v automobilovém průmyslu, nebo například výrobci nábytku a bytového zařízení. Klíčem pro nalezení těchto úspor jsou často inovace. Použití jiného materiálu, změna konstrukce, návrh úsporného balení produktu pro přepravu, nebo využití subdodavatele, pro činnosti dříve zajišťované interně.

Z dlouhodobého hlediska se nevyplatí šetřit na zákazníkovi, protože to poškodí jméno firmy a dobré vztahy.

Sežeňte si správné lidi. Nebo dejte lidem správnou práci.

V zásadě máte dvě možnosti. Buď hledat správné lidi pro určitou práci, nebo využít potenciálu lidí a práci přizpůsobit jim. Pokud hledáte ty správné lidi, největší odborníky v oboru, zjistíte, že pracují u konkurence. Chcete-li je získat, stojí vás to spoustu peněz. Pracují u vás jen tak dlouho, dokud jim někdo jiný nenabídne více, než vy. Nebo vyjdete z potenciálu lidí, které máte, či dokážete snadno získat, a práci přizpůsobíte jejich schopnostem. V tom případě ale potřebujete práci dobře popsat a zajistit školení. Funkčnost tohoto přístupu ukazují řady firem založených na frančíze, například v oblasti rychlého stravování.

Další oblastí, kde lze aplikovat minimalistický přístup, je počet zaměstnanců. Doba povinné plné zaměstnanosti je bohudík již za námi. Počet zaměstnanců by se tedy měl odvíjet od množství práce, kterou je potřeba vykonat. Nový zaměstnanec by neměl být přijat do té doby, dokud je možné práci zvládnout se stávající velikostí týmu.

Náklady užírají zisk. Ořežte je na minimum.

Pro vytváření produktu potřebuje každá firma určité zázemí. To představuje prostory pro podnikání, jejich vybavení, pracovní nástroje i zaměstnance. Vytvoření těchto podmínek pro tvorbu produktu s sebou nese samozřejmě náklady. Řada těchto nákladů má fixní charakter, proto je potřeba důkladně zvážit jejich potřebný rozsah a minimalizovat je.

U mnoha firem se v důsledku krize na trzích přistupuje například k přehodnocení nároků na pracovní prostor. Honosné kanceláře, kde by se dal tančit valčík, ustupují do pozadí a ke slovu přicházejí otevřené pracovní prostory, sdílené stoly a práce z domova.

V dnešní době internetového businessu už také dost často neplatí, že dobrá adresa je základem businessu. Pokud se svým produktem či službou jezdíte za zákazníkem, nebo prodáváte po internetu, je celkem jedno, kde máte sídlo.

Jednání nejsou pro řešení problémů, ale pro potvrzení shody.

Někteří lidé považují schůze a jednání za práci. Mají za to, že se jedná o místo, kde se vyřeší problémy. Většinou to tak ale není. Velice často se lze setkat s jednáními, u kterých není jasný program, neexistuje příprava, ale zato je na jednání pozváno 15 nebo i více lidí. Zkuste si spočítat, co takové jednání stojí v hodinových nákladech pracovníků a jaká je přidaná hodnota. Situace by se jistě radikálně změnila, pokud by náklady s jednáním spojené byly naúčtovány na vrub konkrétního oddělení nebo projektu.

Jednání nejsou od toho, aby se na nich problémy řešily. Pro toto jsou příliš neefektivní. Jednání jsou pro potvrzování shody nad navrženými řešeními, která vznikla v rámci užších pracovních skupin. Na jednáních ani nedochází ke schvalování. To je vhodnější získat po osobním předjednání a vysvětlení u daného vedoucího pracovníka. Jednání tak slouží k vzájemné koordinaci a potvrzení si shodného vnímání a dalšího postupu.

Minimalistické projektové řízení – mamuta si naporcujte.

Projektové řízení může mít mnoho podob. U některých, typicky velkých firem, se běžně setkáváme s detailní projektovou metodikou, která definuje jednotlivé fáze projektu a aktivity a výstupy jim příslušející. Často však, zejména u malých a středních podniků, pravidla pro projektové řízení chybí zcela a projekty jsou řízeny intuitivně, na základě zkušeností a znalostí jednotlivců, nebo existuje druhý extrém, kdy je snaha o aplikování robustní projektové metodiky na malé projekty. Výsledkem je chaos v prvním případě a přehlcení projektového manažera administrativou a generování nesmyslných dokumentů v případě druhém.

Kvalitní projektová metodika by měla umožňovat škálování podle velikosti firmy i složitosti projektu. Vytvářená projektová dokumentace by měla být účelná a nikoliv samoúčelná.

Specifický přístup vyžadují projekty velkého rozsahu. Jak z hlediska oblasti, kterou pokrývají, tak z hlediska zapojených zdrojů, nebo časového rámce.  Lze je řídit jako celek, což ale často vede k problémům, průtahům a eskalaci rizik, nebo je možné je naporcovat na menší projekty, které jsou snáze uchopitelné, řiditelné a více přehledné. Je však potřeba nezapomenout na integraci jednotlivých částí. Výhodou přístupu rozdělení projektu na jednotlivé menší podprojekty, je kromě lepší řiditelnosti i možnost si dříve ověřit, že projekt se ubírá správným směrem. Zadavatel projektu je seznámen s mezivýstupy projektu průběžně a může případně korigovat další průběh projektu.

Minimialismus je ne/přirozený

Minimalistický přístup mnohdy odpovídá zdravému selskému rozumu. Pro řadu lidí a situací je tak zcela logickým východiskem. Na druhou stranu ale může být těžké ho uplatnit, pokud již existují zaběhnuté postupy a historická zkušenost zakořeněná v myslích lidí. Zde pak v neprospěch minimalismu hraje jak obava ze ztráty a rizika, tak i nechuť ke změně. Východiskem může být to, že se zamyslíte, a řeknete si: „Jak bych to řešil, kdyby mi firma patřila?“ Věřím, že o zbytečně vynaložených nákladech a neproduktivních zaměstnancích byste nechtěli ani slyšet.

Článek vyšel 21.12.2012 v časopise Moderní řízení.

Zanechat Odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

WordPress.com Logo

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google+ photo

Komentujete pomocí vašeho Google+ účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.