Plánování lidských zdrojů pro směnná pracoviště a odstávky provozu nemusí být noční můrou

Článek byl publikován 9.12.2014 v měsíčníku MM Průmyslové spektrum 12/2014 v rubrice Lidské zdroje, str. 72
http://www.mmspektrum.com/clanek/planovani-smenneho-provozu-a-odstavky-nemuseji-byt-nocni-murou.html

Efektivní využití lidských zdrojů se zohledněním sezónních výkyvů a mimořádných situací vede ke značným finančním úsporám. Schopnost predikce očekávaného objemu práce v čase a tomu adekvátní množství lidských zdrojů může být proto klíčovou výhodou. Při plánování odstávek, nebo směnného pracoviště je proto vhodné při plánování vycházet z monitoringu reálných dat. Porovnáním plánu s vykázanou realitou poté získáme zpětnou vazbu pro zpřesnění budoucích odhadů. Moderní systémy pro řízení lidských zdrojů, stejně jako využití např. technologie RFID pro monitorování pracovníků na jednotlivých provozech mohou řešení tradičních úloh pro směnné provozy a odstávky usnadnit.

Kapacitní plánování jako nástroj optimalizace nákladů

V tradičním přístupu kapacitního plánování pracovníků na směny je dán konstantní počet pracovníků, mezi které je zapotřebí rozdělit objem práce pro danou směnu. Tento přístup má sice výhodu v jednoduchém plánování, je ale značně neefektivní z hlediska reálného provozu, ve kterém nastávají okamžiky prostojů (práce je méně, než je odpovídající pracovní kapacita daného objemu pracovníků), nebo naopak dochází k přetížení, špičkám (práce je více, než mohou kapacitně pracovníci zvládnout), které vedou ke zpomalení procesu výroby, nebo ke ztrátám z hlediska nerealizované příležitosti (např. příliš dlouhé fronty odradí potenciální zákazníky, kteří půjdou jinam).

Druhým přístupem, který vede k vyšší efektivitě z hlediska využití zdrojů je plánování kapacit v závislosti na reálné potřebě těchto kapacit v čase. V řadě výrobních provozů, poskytovatelů služeb, nebo obchodních společnostech lze z hlediska charakteru dané předmětné činnosti podnikání zaznamenat určitou sezónnost, špičky v poptávce po službách, nebo naopak propady poptávky. Typickým případem může být sezónnost vázaná na počasí, nebo na určité období (prázdniny, svátky…), ve výrobních podnicích může být špička v poptávce vyvolána také zavedením nového produktu na trh. V sektoru obchodu a služeb jde například o měnící se množství zákazníků, kteří navštíví prodejnu či obchodní místo v průběhu dne. Z dlouhodobého hlediska lze ve všech těchto výkyvech vysledovat určité opakující se vzorce.

Pro tyto účely slouží monitorování a sběr dat (např. časový snímek dne sledující počet obsloužených zákazníků v danou hodinu a průměrnou dobu strávenou s jedním zákazníkem). Toto jsou vstupy pro kapacitní plánování obsazení daného pracoviště množstvím pracovníků, případně plánování směn a jejich překryvů tak, aby byly vykryty špičky a nedocházelo k neúměrně dlouhým čekacím dobám. Ve strojírenství a výrobě se jedná o analogický princip, kdy cílem je minimalizovat prostoje a optimalizovat množství zapojených pracovníků.

Pic1_plan_grafy
Grafické znázornění klasického a optimalizovaného principu plánování

Na podporu pro efektivní využití lidských zdrojů na pracovištích či ve směnném provozu se zaměřuje řada softwarových řešení. Na příkladu jednoho z nich, nástroje uTop Manager společnosti FFCG, si ukážeme klíčové funkcionality, které takové řešení dokáže nabídnout.Grafické znázornění klasického a optimalizovaného principu plánování

Při řešení úlohy optimálního využití zdrojů vycházíme ze základního cyklu práce s lidskými zdroji, jak ilustruje následující obrázek.

Pic2_plan_cyklus
Cyklus práce s lidskými zdroji sestává ze čtyř kroků a zahrnuje plánování, realizaci a zpětnou vazbu.

 

Uvedený čtyř krokový cyklus práce s lidskými zdroji zahrnuje nejen plánovací a realizační část, ale také zejména zajištění zpětné vazby a přizpůsobení dalšího plánování dle reality. Tím dochází ke zpřesňování plánování a vyšší efektivitě.

Postup zavedení optimalizovaného plánování pracovníků

Fáze 1: Sběr dat a jejich analýza

V rámci první fáze dochází ke sbírání dat o vytíženosti pracovníků napříč všemi pracovišti (pobočky, pracovní stanoviště…), určení časů, ve kterých dochází ke tvorbě špiček a nárůstu čekacích dob či prostojů. Je analyzováno i rozložení jednotlivých parciálních činností na jednu jednotku (obsloužený zákazník, vykonaný montážní úkon apod.), aby bylo zjištěno, zda lze některé neproduktivní časy zkrátit optimalizací způsobu vykonávání činnosti či pracovních postupů.

Na základě sebraných reálných dat je provedena řada výpočtů, které jsou v dalších krocích použity pro nastavení modelu:

  • Výpočet doby trvání jednotlivých činností
  • Výpočet průměrné doby obsloužení klienta nebo vyřízení požadavku
  • Výpočet čekací doby klientů
  • Vykreslení predikční křivky objemu práce na jeden rok dopředu pro každou pobočku/oddělení, každý jednotlivý pracovní den a hodinu
  • Výpočet nezbytného počtu pracovníků na základě křivky objemu práce

Tento krok je nezbytným předpokladem pro to, aby potřebné množství zdrojů bylo optimální, tedy ani ne zbytečně vysoké (to zvyšuje náklady), ani nízké (to snižuje kvalitu a zvyšuje rizika). Provedení sběru dat a realizace výše uvedených výpočtů lze také doporučit v případě, kdy se v dané organizaci chystají úsporná opatření, která mají dopad i do počtu pracovníků zajišťujících danou činnost. Pro ověření budoucího stavu lze také doporučit využití modelovacích procesních nástrojů s možností simulace. V těchto nástrojích lze grafickou formou zaznamenat klíčové kroky daného procesu (např. výrobního či pracovního postupu) a identifikovat neefektivity, které lze odstranit. Také lze simulovat několik průchodů daným procesem a sledovat kritické časy na klíčových aktivitách apod. Před samotnou realizací je vhodné kromě simulace provést také pilotní otestování na vybraném pracovišti.

Fáze 2: Nastavení modelů a jednotlivých nástrojů

V této fázi dochází ke zpracování sesbíraných dat a jejich transformaci do kapacitního plánu, který zohledňuje křivku objemu práce pro každé sledované pracoviště tak, aby kapacitní plán kopíroval nelineární průběh křivky objemu práce a tím přinášel úsporu ve formě omezení prostojů, nebo nedostatečných kapacit.

Na základě výstupů analýzy objemu práce dochází k naplánování směn a objemu pracovníků pro jednotlivá pracoviště na základě predikce objemu práce. Systém by měl umožnit automatickou kontrolu zákonných přestávek a fondu pracovní domu a dále zajistit výstupy pro účtárnu a zpracování mezd. Pracovníky bude zajímat zobrazení plánu směn a vítaným bonusem bude upozornění formou SMS nebo e-mailem na změny v plánované směně. Pro možnost výměny směn mezi pracovníky je možné zřídit burzu směn, kterou budou moci pracovníci využít pro operativní uzpůsobení plánu směn svým potřebám. S ohledem na typ práce a pracoviště je zapotřebí zvolit také vhodnou formu prezentace pro pracovníky – od nástěnky a papírových přehledů až po sestavy a rozvrhy dostupné na internetu z PC, tabletu nebo mobilu.

Ukázka: Plán směn přizpůsobený křivce pracnosti v čase vytvořený v nástroji uTOP Manager je zobrazen na následujícím obrázku.

2014_1029_uTOP_Pic3

Fáze 3: Nastavení monitoringu

Pro získání zpětné vazby o kvalitě nastaveného modelu a jeho přesnosti je prováděn průběžný monitoring, na jehož základě dochází k porovnání predikovaného objemu práce vůči realitě a dle výsledků dochází ke kalibraci predikčního modelu (denně, měsíčně, kvartálně). Na základě porovnání modelu a reálných dat je možné také vytvořit sadu reportů pro management, na základě kterých je možné vyhodnotit jak kvalitu nastaveného predikčního modelu, tak také reálnou provozní efektivitu.

Odstávky provozu

Pro řízení činností v rámci údržby a při odstávkách provozu existuje celá řada sofistikovaných řešení souhrnně označovaných pod zkratkou CMMS (Computerized Maintenance Management System), které se zaměřují mj. na prediktivní údržbu a technickou diagnostiku. Tyto robustní systémy se zabývají na faktickou stránku toho, CO má být předmětem údržby či opravy (zařízení, součástky). JAK to má být provedeno (popis pracovních postupů) a KDY má být údržba či další kontrola provedena, tedy sledování časového hlediska. Tyto systémy však většinou v detailu neřeší opět práci s lidskými zdroji.

Typickým problémem při odstávkách provozu z hlediska řízení lidských zdrojů je naplánování správných kapacit pracovníků s ohledem na úkony, které je potřeba provést. Při odstávkách provozu lze identifikovat činnosti pravidelně se opakující každou odstávku (periodická údržba), zatímco jiné činnosti jsou vázány na stav daného zařízení (údržba dle opotřebení). Při odstávkách je navíc často zapojeno veliké množství sezónních či odborných pracovníků, z nich řada je externích. Vzhledem k množství pracovníků, kteří se odstávky účastní, a s ohledem na zapojení externích pracovníků je nutné efektivně využít jejich plnou kapacitu, protože případné prostoje znamenají pouze náklad pro společnost. Proto je vhodné požadovanou kapacitu pracovníků plánovat nikoliv lineárně, ale s ohledem na požadavky pracnosti v čase.

Pro odstávku, či jiné mimořádné stavy, které se liší od běžného provozu, lze vytvořit samostatný model predikce pracnosti, který bude použit pro kapacitní plánování pracovníků. Aby mohl takový model vzniknout, je zapotřebí opět provést sběr dat z předchozích odstávek a vytvořit přehled požadovaných činností, jejich časové náročnosti, vzájemných vazeb (paralelní či sekvenční průběh činností), časové souslednosti a potřebných kvalifikací pro jejich provedení. Na základě těchto dat může být opět vytvořena unikátní křivka predikce potřebných kapacit v čase zohledňující jednotlivé fáze odstávky, návaznost činností a potřebu vzájemné součinnosti jednotlivých profesí. V případě, že součástí odstávky má být i sada činností, které dosud nebyly realizovány v historii (například z důvodu změny technologie a s tím spojeným postupem údržby a oprav), je vhodné před vlastní odstávkou provést buď počítačovou simulaci na modelu procesů a činností, nebo pokud to charakter provozu dovoluje, provést pilotní otestování zamýšleného postupu na vybraném pracovišti, nebo části technologie tak, aby byla získána zpětná vazba realističnosti očekávané pracnosti a časových odhadů.

Ing. Eva Macháčková, Ph.D.

eva.machackova@principal.cz

Zanechat Odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

WordPress.com Logo

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google+ photo

Komentujete pomocí vašeho Google+ účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

w

Připojování k %s